Cómo hacer una hoja de vida en Colombia: guía paso a paso con ejemplo completo
Para hacer una hoja de vida necesitas cinco secciones en este orden: datos de contacto, perfil profesional, experiencia laboral con logros, educación y habilidades. Todo en una sola columna, en una o dos páginas, y exportado en PDF con texto seleccionable. Esta guía te explica qué escribir en cada sección, te muestra un ejemplo completo y te dice qué no poner en una hoja de vida en Colombia.
Los 7 pasos, en resumen:
- Reúne tus datos: fechas, cargos, logros y títulos.
- Escribe los datos de contacto en el cuerpo del documento.
- Redacta un perfil profesional de tres líneas.
- Describe cada empleo con logros en cifras, no con funciones.
- Lista tu educación y certificaciones, de la más reciente a la más antigua.
- Escribe las habilidades como texto plano, con las palabras que usan las vacantes.
- Revisa el formato y exporta en PDF.
Si prefieres saltarte el formato y solo escribir, el editor de CVATS ya trae esta estructura lista: llenas cada sección y descargas el PDF gratis.
Antes de empezar: reúne esto en 10 minutos
Lo que más demora al hacer una hoja de vida no es escribirla, es buscar los datos. Ten a la mano antes de abrir cualquier editor:
- Nombre oficial de cada empresa donde trabajaste y el cargo exacto que tenías.
- Mes y año de entrada y salida de cada empleo. Sin fechas, los filtros automáticos no pueden calcular tu experiencia.
- Uno o dos resultados con número por cada cargo: una meta cumplida, un porcentaje, una cantidad, un tiempo reducido.
- Títulos académicos con institución y año, y certificaciones vigentes (SENA, alturas, BPM, cursos en línea).
- Programas, sistemas y herramientas que manejas, con su nombre exacto (SAP, Excel, WMS, Power BI).
Si no tienes experiencia laboral formal, reúne lo mismo pero de prácticas, proyectos de estudio, voluntariados, trabajos informales o cursos: todo sirve si lo presentas con un resultado.
Paso 1: Datos de contacto
Van al inicio, en el cuerpo del documento — nunca en el encabezado ni en el pie de página, porque varios sistemas automáticos ignoran esas zonas y el reclutador recibe un perfil sin teléfono.
Incluye: nombre completo como aparece en tu cédula, un solo número de celular, un correo profesional (nombre.apellido@, no apodos), ciudad y país, y tu LinkedIn si lo tienes actualizado.
No incluyas: número de cédula, dirección completa, fecha de nacimiento, estado civil ni foto (salvo que la vacante la pida). Ninguno de esos datos ayuda a que te llamen y algunos abren la puerta a sesgos.
Laura Martínez Ríos Auxiliar administrativa Bogotá, Colombia · 310 000 0000 · [email protected] · linkedin.com/in/laura-martinez
Paso 2: Perfil profesional
Tres o cuatro líneas que responden quién eres, qué sabes hacer y qué buscas. Es lo primero que lee el reclutador y lo primero que el filtro compara con la vacante, así que aquí van las palabras clave del cargo.
Estructura: cargo o profesión + años de experiencia + dos o tres habilidades clave + tipo de empresa o cargo que buscas.
«Auxiliar administrativa con 4 años de experiencia en empresas de servicios, a cargo de facturación, archivo y atención a proveedores. Manejo de Excel intermedio, SAP Business One y Helisa. Cumplimiento del 100 % en cierres contables mensuales. Busco un cargo administrativo con proyección a coordinación.»
«Tecnólogo en sistemas recién egresado del SENA, con práctica de seis meses en soporte técnico y redes. Manejo de Windows Server, mesa de ayuda GLPI y Excel. Busco mi primer empleo formal en soporte o infraestructura.»
Adapta el perfil a cada vacante: si la oferta dice «atención al cliente» y tú escribiste «servicio al cliente», cámbialo. El filtro busca coincidencias literales.
Paso 3: Experiencia laboral con logros
Es la sección que decide la entrevista. Va del empleo más reciente al más antiguo y cada cargo sigue el mismo esquema:
Cargo Empresa — Ciudad · Mes Año – Mes Año (o «Actual») · Logro 1 con cifra y contexto · Logro 2 con cifra y contexto · Logro 3 (opcional)
La regla que separa una hoja de vida que llama de una que no: logros, no funciones. El reclutador ya sabe qué hace un cajero o una auxiliar contable; quiere saber qué lograste tú. La fórmula es verbo de acción + resultado con número + contexto.
| Escrito como función | Escrito como logro |
|---|---|
| Atención al cliente | Atendí un promedio de 120 clientes diarios con calificación de servicio de 4,8/5 |
| Manejo de inventarios | Mantuve 99,6 % de exactitud en inventarios cíclicos semanales con sistema WMS |
| Ventas en punto | Superé la meta mensual de ventas en un 18 % promedio durante 2025 |
| Elaboración de informes | Automaticé el informe semanal en Excel y reduje su elaboración de 4 horas a 40 minutos |
| Manejo de caja | Cero descuadres de caja en 14 meses con arqueos diarios |
| Apoyo administrativo | Organicé el archivo de 800 contratos y reduje el tiempo de búsqueda de días a minutos |
Si no tienes un número exacto, usa uno aproximado y honesto («más de 100 casos al mes»). Si no tienes experiencia laboral, titula la sección «Experiencia y proyectos» y aplica la misma fórmula a prácticas, proyectos de grado y voluntariados. Guía completa: hoja de vida sin experiencia.
Paso 4: Educación y certificaciones
Del título más reciente al más antiguo: título, institución, ciudad y año. Si tienes más de tres años de experiencia laboral, omite el bachillerato. Si eres recién egresado, esta sección puede ir antes que la experiencia e incluir promedio destacado, tesis o reconocimientos.
Las certificaciones cuentan y en muchos cargos son filtro de entrada: trabajo en alturas, BPM, montacargas, manipulación de alimentos, primeros auxilios, cursos del SENA, certificados de Google o Coursera. Escríbelas con el nombre exacto, la entidad y el año, y marca «vigente» cuando aplique.
Tecnólogo en gestión administrativa — SENA, Bogotá, 2022 Bachiller académico — I.E. Distrital Manuela Beltrán, Bogotá, 2019 Certificaciones Excel intermedio — Platzi, 2024 Servicio al cliente — SENA, 2023
Paso 5: Habilidades e idiomas
Una lista de texto plano separada por puntos o comas. Nunca barras de progreso, estrellas ni porcentajes: los sistemas automáticos no leen gráficos, y tu sección de habilidades queda vacía para ellos.
Divide en dos: habilidades técnicas (programas, sistemas, herramientas, procesos) e idiomas con nivel (A2, B1, B2, C1). Usa las palabras exactas que aparecen en las vacantes de tu cargo. Para saber cuáles son, revisa el ejemplo de tu profesión en ejemplos de hoja de vida por cargo: cada uno trae la lista de términos que piden las ofertas en Colombia.
Habilidades: Excel intermedio · SAP Business One · Helisa · Facturación electrónica · Archivo y gestión documental · Atención a proveedores · Redacción de correspondencia Idiomas: Español (nativo) · Inglés (A2, básico)
Paso 6: Formato y diseño
Lo que funciona es lo sencillo. Estas son las reglas de formato que aplican tanto para el reclutador como para el filtro automático:
- Una sola columna. Nada de datos a la izquierda y experiencia a la derecha.
- Sin tablas, cuadros de texto ni iconos. Rompen la lectura automática.
- Tipografía estándar: Arial, Calibri o Garamond, entre 10 y 12 puntos.
- Márgenes de 2 cm y espacio entre secciones.
- Títulos de sección con nombres estándar: Perfil profesional, Experiencia laboral, Educación, Habilidades. No «Mi trayectoria» ni «Lo que sé hacer».
- Una página si tienes menos de 10 años de experiencia; dos como máximo.
- Sin foto salvo que la vacante la pida. Si la pide, pequeña y dentro del cuerpo.
Si usas Word, el formato sencillo de hoja de vida en Word ya cumple estas reglas. Si usas el editor de CVATS, el formato viene fijo y no puedes romperlo; eliges entre las plantillas ATS y todas respetan estas reglas.
Paso 7: Exportar en PDF y revisar
Envía siempre en PDF, salvo que la vacante pida otro formato. Exporta desde «Guardar como → PDF» (no desde «Imprimir»). Después abre el archivo e intenta seleccionar tu nombre con el cursor: si el texto se selecciona, el sistema automático también lo lee; si no, el PDF es una imagen y hay que exportar de nuevo. Nómbralo «Hoja-de-vida-Nombre-Apellido.pdf».
Antes de enviar, léela una vez en voz alta y una vez de atrás hacia adelante. Un error de ortografía en la hoja de vida es la razón número uno por la que los reclutadores descartan perfiles que sí cumplían.
Ejemplo completo de hoja de vida
Así queda todo junto. Este ejemplo sigue la estructura de los siete pasos y cabe en una página.
Laura Martínez Ríos Auxiliar administrativa Bogotá, Colombia · 310 000 0000 · [email protected] · linkedin.com/in/laura-martinez PERFIL PROFESIONAL Auxiliar administrativa con 4 años de experiencia en empresas de servicios, a cargo de facturación, archivo y atención a proveedores. Manejo de Excel intermedio, SAP Business One y Helisa. Cumplimiento del 100 % en cierres contables mensuales. Busco un cargo administrativo con proyección a coordinación. EXPERIENCIA LABORAL Auxiliar administrativa Servicios Integrales del Norte S.A.S. — Bogotá · Febrero 2023 – Actual · Gestioné la facturación mensual de 180 clientes en SAP con cero rechazos en la DIAN durante 2025. · Organicé el archivo físico y digital de 800 contratos, reduciendo el tiempo de consulta de días a minutos. · Coordiné pagos a 45 proveedores con cumplimiento del 100 % en las fechas pactadas. Auxiliar de oficina Distribuciones La Esquina — Bogotá · Enero 2021 – Enero 2023 · Atendí un promedio de 60 llamadas y 40 correos diarios de clientes con tiempo de respuesta menor a 2 horas. · Elaboré el informe semanal de ventas en Excel para gerencia. EDUCACIÓN Tecnóloga en gestión administrativa — SENA, Bogotá, 2022 Bachiller académica — I.E. Distrital Manuela Beltrán, Bogotá, 2019 CERTIFICACIONES Excel intermedio — Platzi, 2024 Servicio al cliente — SENA, 2023 HABILIDADES Excel intermedio · SAP Business One · Helisa · Facturación electrónica · Archivo y gestión documental · Atención a proveedores · Redacción de correspondencia Idiomas: Español (nativo) · Inglés (A2)
¿Tu cargo es otro? Hay un ejemplo así de completo para cada profesión, descargable en Word y PDF: ver ejemplos por profesión.
Cómo hacer la hoja de vida según tu caso
Sin experiencia laboral
Titula la sección «Experiencia y proyectos», pon la educación primero y aplica la fórmula de logros a prácticas, proyectos de estudio, voluntariados y cursos. El perfil profesional habla de lo que sabes hacer y de lo que buscas, sin mencionar que no tienes experiencia. Guía y ejemplos: hoja de vida sin experiencia, con versiones para bachiller, primer empleo y técnico del SENA.
En Word
Funciona si partes de un documento en blanco o de un formato en una sola columna. Las plantillas prediseñadas de Word casi siempre tienen dos columnas y tablas invisibles que los filtros no leen. Descarga un formato de hoja de vida en Word ya construido correctamente, o sigue el tutorial cómo hacer una hoja de vida en Word desde cero.
En PDF
El PDF es el formato de envío, no de edición: hazla en Word o en el editor y exporta. Lo que importa es que el texto sea seleccionable. Cómo verificarlo y qué hacer si tu PDF quedó como imagen: cómo hacer una hoja de vida en PDF.
En el celular
Se puede hacer una hoja de vida completa desde el celular sin instalar nada. Abre cvats.online/editor en el navegador del teléfono (Chrome o Safari), llena las secciones una por una y descarga el PDF; el archivo queda en la carpeta de descargas, listo para adjuntar en Computrabajo, Magneto o WhatsApp. Consejos para que salga bien desde el celular:
- Escribe primero los logros en las notas del teléfono y luego cópialos: es más cómodo que redactar dentro del formulario.
- Revisa el PDF en el teléfono antes de enviarlo: ábrelo y verifica que no haya campos vacíos ni texto de ejemplo.
- Si prefieres Word, la app de Word para Android e iOS abre los formatos .docx; también puedes usarlos en Google Docs.
- Evita hacerla en Canva desde el celular: exporta el PDF como imagen y los filtros automáticos no lo leen.
Para entidades del Estado
Los cargos y contratos con entidades públicas exigen el Formato Único de Hoja de Vida de la Función Pública, que se diligencia en el SIGEP II. No se reemplaza por una hoja de vida libre. Cómo descargarlo y llenarlo: Formato Único de Hoja de Vida SIGEP.
En formato Minerva
El formato Minerva 1003 es la hoja de vida tradicional de papelería. Algunas empresas todavía la piden, sobre todo para cargos operativos. Versión editable y cómo llenarla: hoja de vida Minerva 1003.
Qué NO poner en una hoja de vida en Colombia
- Número de cédula. Solo se entrega cuando te contratan. En una hoja de vida que circula por internet es un riesgo de suplantación.
- Dirección completa. Ciudad basta. La dirección no aporta a la selección.
- Fecha de nacimiento y estado civil. No son requisitos legítimos de selección; la Ley 931 de 2004 prohíbe las limitantes por edad y las convocatorias no pueden exigir estado civil ni origen familiar.
- Foto, salvo que la vacante la pida. Los sistemas automáticos no la leen y puede desplazar el texto.
- Referencias personales y laborales con nombre y teléfono. Escribe «Referencias disponibles a solicitud» o simplemente omite la sección; las pides cuando te las pidan. Si necesitas redactar una, mira cómo hacer una referencia personal.
- Salario actual o aspiración salarial. Se conversa en la entrevista, no se escribe.
- Todos los empleos de tu vida. Los últimos 10 años o los últimos 3 a 5 cargos relevantes. El resto se resume en una línea o se omite.
- Frases genéricas: «responsable, proactivo, trabajo en equipo, bajo presión». No generan ninguna coincidencia con la vacante. Reemplázalas por logros.
8 errores que hacen que no te llamen
- Funciones en vez de logros. Es el error más común y el que más cuesta. Cada línea de experiencia debe tener un número.
- Un solo perfil para todas las vacantes. El filtro compara con cada oferta; el perfil y las habilidades se ajustan cada vez.
- Plantilla de dos columnas. Se ve bonita en pantalla y llega desordenada al reclutador.
- Datos de contacto en el encabezado. Varios sistemas no leen esa zona.
- Fechas sin mes o sin fecha de salida. El sistema no puede calcular tu experiencia.
- PDF exportado como imagen (típico de Canva). El filtro lee cero palabras.
- Errores de ortografía y tildes. Descartan perfiles que cumplían todo lo demás.
- Texto de ejemplo sin reemplazar. «Nombre Apellido» o «Empresa S.A.S.» en la versión final.
Si ya tienes una hoja de vida y sospechas que comete alguno de estos errores, súbela al editor: detecta tablas, columnas y texto no seleccionable, y la reorganiza al formato correcto.
Lista de verificación antes de enviar
- Nombre, celular, correo y ciudad en el cuerpo del documento.
- Perfil de tres líneas con las palabras clave de la vacante.
- Cada empleo con mes y año de inicio y fin.
- Al menos un logro con número por cada cargo.
- Certificaciones con entidad y año; las obligatorias del cargo marcadas como vigentes.
- Habilidades en texto plano, con los términos de la oferta.
- Una columna, sin tablas, sin iconos, sin foto (salvo que la pidan).
- Una página (dos si tienes más de 10 años de experiencia).
- Exportada en PDF con texto seleccionable y bien nombrada.
- Leída dos veces, sin errores de ortografía.